Förbättringen som fick sparken

Tanken att öka sin konkurrenskraft i en marknadsnedgång genom att vässa sina interna processer och leveransförmåga har många förespråkare. Många resonerar att det är då man har en bra för att inte säga den bästa utgångpunkten. Verkligheten visar dock det rakt motsatta där ett ansträngt budgetläge och kortsiktigt leveransfokus leder till sena eller inga beslut överhuvudtaget.

Många förbättringsmodeller (t.ex. ’The 8-Step Change Process’ av John Kotter) propagerar för att man skall inleda ett förbättringsprogram med att fokusera på ett problem som kan lösas relativt snabbt och med tydlig effekt. Varför inte istället koncentrera sig på förbättringar med snabb värdehemtagning så kallade QuickWins, och uteslutande jobba med dessa? Det gäller inte minst i tider av marknadsnedgång.    Det uppenbara skälet är att investeringen återbetalar sig snabbare och leder till den önskade kostnadsbesparingen som var syftet med förbättringen. En annan viktig ekonomisk aspekt är att investeringen blir lägre och tydligare avgränsad, vilket gör det enklare att ta ett beslut för att driva förbättringen.    En annan lika viktig aspekt är att det är enklare att få personalen intresserad och involverad i snabba förbättringar jämfört med fleråriga förbättringsprogram. Det är fler som intresserar sig för nuet än ett treårsperspektiv. Till sist och ur psykologisk synvinkel är det viktigt i en organisation som befinner sig under press att medarbetaren alltid ska kunna känna att det finns en mottaglighet och acceptans för förbättringar. En sådan kultur (förmåga) är ofta en drivkraft i sig som hjälper företaget att ta sig starkare ur krisen.    

Utmaningar   Vad finns det då för utmaningar med att uteslutande fokusera på korta förbättringsmål?    En utmaning är att hitta tillräckligt många korta förbättringsmål med rätt förutsättningar, det vill säga, har lagom storlek men som ändå adresserar ett tillräckligt viktigt problem. En annan och i viss mån klassisk risk är att man fokuserar på symptom istället för källorsaken. För att identifiera korta förbättringsmål med rätt fokus är det enligt vår erfarenhet viktigt att först initialt göra en nulägesanalys, men sedan kontinuerligt arbeta med en löpande nulägesanalys, gärna med orsak-effekt-diagram. Ett resultat av den löpande nulägesanalysen är att identifiera och prioritera potentiella korta förbättringsmål.

Tappa inte sammanhanget   Den kanske största utmaningen är att hålla ihop de olika korta förbättringsinitiativen i ett sammanhang. Hur får vi en röd tråd mellan den olika förbättringsinitiativen och hur säkrar vi att de strävar mot samma mål? Ett bra tillvägagångssätt är att alltid kunna koppla den enskilda initiativen till ett överordnat mål. Typiska exempel är att utifrån affärsbehov definiera målbild, exempelvis ”halverad ledtid” eller ”40% färre fel”. Målbilden är sedan styrande (påverkande) vid identifiering och prioriteritering av de korta förbättringsmålen.

Hur hålls de olika initiativen vid liv?   Det är viktigt av flera skäl att de pågående förbättringsinitiativen koordineras och prioriteras kontinuerligt. Ett sätt som vi föreslår är att använda Scrum som projektmetod för förändringsarbetet. Man arbetar stegvist i iterationer med de korta förbättringsmål som har högst prioritet. Ytterligare en poäng med Scrum är att det går att prioritera om i åtgärdslistan i takt med att förutsättningarna ändras utan att behöva göra om hela planeringsarbetet. Vi har använt oss av Scrum för förbättringsarbete i en ”pilot” hos en kund. Det går än så länge inte dra några stora slutsatser, men det arbetssätt som introducerades har varit lyckosamt och uppskattat.

Många små steg blir ett stort   Avslutningsvis finns det förstås risk för att det läggs mycket energi på ”små saker” och inte de centrala problemen. Här gäller som alltid det klassiska ordspråket ”Det bästa sättet att sluka en elefant - är i många små bitar”. Ett centralt problem är inte större än att det går att dela upp det i ett antal mindre bitar.

Sammanfattning  Sammanfattningsvis går det att framgångsrikt driva förbättringsarbete även i ”svåra” tider där det är bra att tänka på korta förbättringsmål med utgångspunkt i: 

• En målbild baserad på affärsbehov
• Löpande nulägesanalys för att identifiera och prioritera korta förbättringsmål
• Dela upp större förbättringsmål i mindre delförbättringar 

Datum: 16 June 2009