Leverantörshantering

Att använda sig av leverantörer handlar inte bara om att sänka kostnader. Samtidigt som användandet av leverantörer både kan öka produktivitet och konkurrensförmåga så det finns också många fallgropar som bör undvikas.

 

Komplexare produkter, organisationer och en ökad globalisering och specialisering har lett till att man i större grad väljer att låta underleverantörer vara en del av utvecklingen och verksamheten.

När många företag och organisationer växte sig större och blev mer komplexa blev de också mer tungrodda och tröga. Som ett led i att komma ifrån detta började många företag att köpa in tjänster och komponenter och i stället specialisera sin egen utveckling på det som ansågs vara kärnverksamheten.

En annan bidragande faktor till ökad användning av underleverantörer var att man ville reducera kostnader och ledtider samt kunna sprida risker på bättre sätt.

Även innovation och spetskompetens har varit en drivkraft bakom utnyttjandet av underleverantörer när man har ansett att man inte kan möta alla sina krav med sina egna resurser.

Användandet av underleverantörer kan ske genom att man köper in färdiga komponenter eller att man lägger ut (outsourcing) utveckling på underleverantörer. Outsourcing kan ske både genom användandet av s.k. on-shore och off-shore leverantörer.

Historia

Leverantörshantering fick ett ökat fokus under världskrigen när fabrikerna skulle förses med råvaror från olika källor. På 1980 talet publicerade Harward Business Review en artikel av Peter Kraljic om inköpsstrategier som i mycket lägger grund för dagens ”supplier management”. Den globaliserade produktionen och internet möjliggjorde outsourcing-vågen som stegrades under 2000 talet. I dagsläget är leverantörshantering ofta en egen funktion.

Vad är det bra för och vad används det till?

Rätt genomfört så möjliggör samarbete med underleverantörer till att man kan:

  • Kunna leverera större åtagande på kortare tid och då använda sig av leverantörer för att öka kapaciteten?
  • Reducera kostnader genom att köpa in sådant som någon leverantör kan göra billigare än vad man gör det själv?
  • Få ett ökat fokus på sin kärnverksamhet? Dvs, låta egna resurser fokusera på det som är viktigast eller kritiskt ur ett tids-, kvalitets- och kostnads-perspektiv och köpa in resterande utveckling eller komponenter.
  • Snabbt få in saknad kompetens som man saknar i organisationen?
  • Öka kostnadskontrollen? Det kan vara lättare att få kontroll över utvecklingskostnader genom att köpa in de olika delkomponenterna då varje del har ett tydligt pris. För den interna utvecklingen kan det däremot vara svårt att urskilja kostnaden för specifika delkomponenter bland alla övriga kostnader.
  • Öka flexibilitet och sprida risker genom bygga upp flera olika leverantörers kapacitet?

Utmaningar

Det finns en hel del utmaningar att tänka på och hantera om man vill lyckas med att använda sig av underleverantörer eller outsourcing.

  1. Veta varför man vill använda sig av underleverantörer
    Det första man bör säkerställa är att förstå och formulera varför man vill använda sig av underleverantörer. Vilka av de ovanstående punkterna är det man eftersträvar? Få in ny kompetens, kapacitet, risk minimering, tid och kostnadsbesparing eller en kombination av flera? Vilken prioritetsordning har de olika anledningarna?
  2. Inte falla för kortsiktiga besparingar 
    Kostnadsbesparingar är en vanlig drivkraft och anledning till att lägga ut delar av utvecklingen eller verksamheten, s.k. outsourcing. Inte sällan jämförs då kostnad per resurs och timme när man vill räkna hem besparingar. Detta är ofta ett felaktigt och missvisande sätt att mäta kostnader då man underskattar andra medföljande kostnader
  3. Veta vad man vill beställa
    Att veta varför man vill använda sig av underleverantörer är kanske ganska givet men det är kanske inte lika självklart vad det är som lämpar sig att lägga ut på underleverantörer. För detta krävs att man har en strategi kring vad som är kärnverksamheten och vad det är i sin utveckling som lämpar sig att läggas ut till underleverantörer. Det kan krävas att man går igenom alla sina ingående komponenter t ex i ett mjukvarusystem och gör upp en strategi (Make-or-Buy strategi) för att bestämma vilka delar som är lämpliga att lägga ut och vilka som inte är det.
  4. Utväderdera leverantörer
    Valet av leverantör påverkas av en mängd olika faktorer och parametrar. Valet av leverantör måste naturligtvis matcha behoven i fråga om att kunna leverera rätt kompetens, funktionalitet och kvalitet i tid och till rätt pris men även en hel del andra aspekter måste beaktas
  5. Följa upp att att man får det man vill ha
    Förutom att bemästra konststycket med att kravställa och specificera på ett tydligt sätt så måste man också förstå och tydliggöra hur man skall följa upp och säkerställa att man får de saker man beställt och med den kvalitet man önskar. Det kan krävas en hel del arbete bakom att konstruera mätningar, uppföljningar och styrsystem/möten i samråd med underleverantörer mm men det är oftast väl investerad tid om man vill ha ett smärtfritt projekt. Här måste man också bestämma hur man går tillväga när saker och ting inte fungerar. Så som eskaleringsvägar, konsekvenser vid förseningar och kvalitetsbrister mm. Underleverantörernas utveckling måste passa in i sin egen utvecklingsmodell vad det gäller bl.a. kravhantering, felhantering och leveransförfarande. Hur hanterar man nyuppkomna krav? Hur får man spårbarhet? Detta kan påverka väldigt mycket vad det gäller verktyg och olika system för att t ex säkerställa spårbarhet men också effektiva arbetssätt.
  6. Anpassa den egna organisationen
    Förutom att fokusera på val och uppföljning av leverantör finns där parametrar i den egna verksamheten och organisationen som bör beaktas för att lyckas med användandet av leverantörer.
    Alla har att vinna på att man utåt sett agerar på ett långsiktigt och konsistent sätt till skillnad från om varje funktion i den egna organisationen agerar helt på egen hand i upphandlingen och hanteringen av leverantörer

Vår erfarenhet
Vi har jobbat länge med att förbättra beställar-leverantörs relationer

  • Stötta beställare med urval, krav och uppföljning av leverantörer
    • Uppköp av system, sätta process, göra analys och underlag för beslut
    • Göra Make-Buy-Download analyser av verksamheten för att förstå vad som lämpar sig att lägga ut eller göra själv eller ta in som öppen källkod
    • Agera olika typer av uppföljande roll mot leverantör som projektledare och QA
    • Utvärdera en leverantör när beställaren tappat förtroendet och vill ha oberoende syn
    • Process/Produkt utvärdering i uppköpsprocesser (due dlligence)
  • Stötta leverantör att leva upp till beställaren kravställning
    • Göra utvärderingar för att se status av process mognad och etablera förbättringsplan
    • Driva nödvändiga förbättringar
    • Tydliggöra nödvändiga förutsättningar för att leverantören skall kunna göra sitt jobb
    • Förbereda företag för uppköpsprocesser (due dlligence)

Vad Addalot kan erbjuda

Vi inkluderar ett antal olika aspekter:

  • Upphandling (Identifiering, urval, kravställning)
  • Uppföljning av leverans
  • Mottagning/Acceptans
  • Outsourcing (on/off shore)
  • Make-Buy_Download analyser
  • Due Dilligence

Vi inkluderar inte när det rör sig upphandling av konsulter som följer det egna arbetssättet

Läs mera